第95回:社内コミュニケーションツール導入の際の注意点とは?

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今回の内容について

今回は「コミュニケーションツールの功罪」というテーマです。

すでにコミュニケーションツールを使っている方も多いのではないでしょうか。私もたくさん使っています。もちろんプラスの部分はたくさんあります。

そのいっぽうで、気をつけないとマイナスの部分が非常に大きくなってしまう点もあります。

特にWEB業界、IT業界は、コミュニケーションツールを使って何かをすることが多いです。そういうときに今回お伝えする内容を実践していただければ、もっとコミュニケーションツールを効率良く、そして生産性を上げるために使えます。

コミュニケーションツールを導入したことによるデメリットとは?

私もコンサルティングの中で、チャットワークやサイボウズ、場合によってはそれ以外のグループウェアも使っています。非常に便利です。

以前はメールを使って、コンサルティング専用のメールボックスを用意していたりしました。ところが、どうしても過去のメールを追いかけるのが大変です。結局、別のところにコピーして内容を保存して、という面倒臭いことになっていました。

そんななかで、チャットワークはかなり初期の段階から使わせてもらっています。すごく便利で、うちのコンサルティングでも、基本的にチャットワークでやり取りしています。

私の場合は、ほぼ、私とお客様の1対1なので、それほど大きな問題はありません。

ところが、従業員、或いはチームの人数が多いような部署では、コミュニケーションツールを導入したことによるデメリットが明確に出てくるケースがあります。

どんなデメリットかというと、コミュニケーションの敷居が低くなったことによって、ちょっとしたことでもとりあえず相手に問いかけてしまう。何となくちょっとしたつぶやきみたいなものも含めて、ポロッと書いてしまう。

それに対して、やはりコミュニケーションツールですから、ほかの人はそれにリアクションを取らなければならない。その結果、コミュニケーション、或いはディスカッションに関して、ほかの人の時間をたくさん取ってしまいます。

難しいのは、お互いにそれを悪いと思っていないケースが多いということです。

コミュニケーションを取ることで、いろいろなアイディアがきちんとまとまって、合意も得られて前に進めた、やはりこうやって気軽にコミュニケーションができるのはいいな、というところで終わってしまいます。

必要なのは、コミュニケーションに時間を奪われすぎないためのルール作り

実は、特に部長やチームリーダーといったリーダークラスのコミュニケーションに使う時間が、過去に比べて、相当増えているというデータがあります。

これは決していいことではありません。コミュニケーションの敷居を低くすることは必要です。だからといって、ずっとコミュニケーションをしていればいいかというと、それも違います。

そういうデメリットをきちんと認識した上で、「この辺りが自分たちにとって最も良い」というスイートスポットを見つけることが、重要になってきます。

そうしないと、他人の時間を奪う、またほかの人もあなたの時間を奪います。みんなで時間を奪い合うことになります。昔で言えば「会議ばかりやっていて何も進まない会社」みたいになってしまいます。

コミュニケーションの敷居が低くなることは受け入れるべきなのですが、それに対して、コミュニケーションを取るときのルール決めをきちんとしなければいけません。

例えば、「こういうときはコミュニケーションを取らないで、一旦自分で考える」「何も考えずにいきなり人に投げるのではなくて、まずは社内のFAQサイトを検索して、一旦自分で調べてみてそれでも分からなければ聞く」・・・そういうルール決めをすることによって、自分で解決できるはずのものを、他人の時間を使って解決するという悪い状態を抜け出すことができます。

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