第95回:社内コミュニケーションツール導入の際の注意点とは?

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今回の内容について

今回は、いまはやかなり一般的となった「コミュニケーションツール」について、導入をする際あるいは使っていく際に気をつけるべきポイントをまとめています。

非常に便利なこのツール、リモートワークやノマドワークなどでも有名になりました。社内のコミュニケーションを促進する物としても有用です。私も使っています。

しかし便利な物も一歩間違えれば非常に問題のあるツールになってしまいます。

ではどうしたらいいのでしょうか?

 

今回は、コミュニケーションツールの功罪ということについてお話します。これは使っている方も多いと思います。プラスの部分ももちろんたくさんありますが、それに対して気をつけなければならない点、マイナスになってしまう点もあります。特にWEB、IT業界はこのようなコミュニケーションツールを使うことが多いと思いますが、その時に今回お伝えする内容を実践していただければきっと、もっとこのツールを効率よく、生産性を上げるために使えると思いますので、そのような観点で聞いていただければと思います。

コミュニケーションツールは私も、チャットワークやサイボウズ、場合によってはそれ以外のツールを使っています。非常に便利です。それまでは、専用のメールボックスを用意したりしていましたが、どうしても過去のメールを追いかけるのが大変になったり、署名が後ろの方にどんどん引用されて長くなり追いかけていくのが大変で、結局別のところにコピーして内容を保存して、という形になって面倒でした。

そのようなこともあり、特にチャットワークは、会社さんとお付き合いがあることもありますが、かなり初期の段階から使わせていただいています。非常に便利なので、コンサルティングでも、みなさんとチャットワークでやり取りさせていただいています。

私の場合、ほぼ1対1、お客様と私なので、それほど大きなロスはありませんが、特に従業員数、チームの人数が多い部署においては、コミュニケーションツールを導入したことによるデメリットが明確に出てくるケースがあります。

具体的には、コミュニケーションの敷居が低くなってしまったことで、些細な事でもとりあえず相手に問いかけてしまう、なんとなくつぶやきなども含めて書いてしまう、それに対して他の人がリアクションを取らなければならないということで、コミュニケーションやディスカッションに対して、他の人の時間をたくさん取ってしまうというケースがあります。

問題は、お互いにそれを悪いと思っていないケースが多いということです。つまり、コミュニケーション取るということで、いろいろなアイディアがまとまって合意を得られ、前に進むことができ、「気軽にコミュニケーションできるのが良い」というところで終わってしまうケースがあります。

実は、特にリーダークラスの人たちが、過去に比べ相当コミュニケーションに使っている時間が増えているというデータがやはりあります。体感としてもそのように感じます。

続きはPodcastでお聞きください。

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