第95回:社内コミュニケーションツール導入の際の注意点とは?

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今回の内容について

みなさんこんにちは。ラウンドナップコンサルティングの中山です。本日もノンスペシャリストのためのWEBマーケティングラジオを始めていきますので、ぜひとも最後まで聞いていただければ幸いです。

今回はコミュニケーションツールの功罪というところをお伝えできればと思います。コミュニケーションツール、いろいろもう使っている方は多いと思います。

私もたくさん使っているのですが、それはもちろんプラスの部分もたくさんたくさんあるわけなのですが、それに対して気をつけなければならない点、これに気をつけないとマイナスの部分も非常に大きくなってしまう点というものがあります。

特にWEB業界、IT業界というのは、こういったコミュニケーションツールを使って何かをすることが多いと思います。そういうときに今回お伝えする内容を実践していただければ、もっとコミュニケーションツールを効率良く、そして生産性を上げるために使えると思いますので、その観点で聞いていただければと思います。

コミュニケーションツール、私もコンサルティングの中でチャットワークであったり、サイボウズであったり、場合によってはそれ以外のグループウェアとかを使っています。非常に便利ですよね、

それまではメールを特別にそういうやり取り専用のメールボックスを用意していたりしたのですが、どうしても過去のメールを追いかけるのが大変になってしまったり、書名みたいなものがどんどん後ろのほうに引用でくっついていくともう追いかけていくのが大変で。

結局別のところにコピーして内容を保存して、みたいなかたちになって面倒臭いことになっていました。特にチャットワークなんかは会社さんと仲が良いということもあるのですが、かなり初期の段階から使わせてもらって、これはすごく便利だなということで、うちのコンサルティングの中でも基本的にみなさんとはチャットワークでやり取りさせていただいています。

私の場合はほぼ1対1、私とお客様方1対1なので、それほど大きなロスというものはないのですが。

特に従業員数、或いはチームの中での人数が多いような部署においては、コミュニケーションツールを導入したことによるデメリットが結構明確に出てくるケースがあります。

それは具体的にどういうことかと言うと、ぶっちゃけて言ってしまえば、コミュニケーションの敷居が低くなってしまったことによって、ちょっとしたことでもとりあえず相手に問いかけてしまうと。

何となくちょっとしたつぶやきみたいなものも含めて、ポロッと書いてしまうと。それに対してやはりコミュニケーションツールですから、ほかの人はそれにリアクションを取らなければならないということで、コミュニケーション、或いはディスカッションに関して、ほかの人の時間をたくさん取ってしまうというケースがあるのです。

それはまた難しいところが、お互いにそれを悪いと思っていないケースが多いということです。つまりコミュニケーションを取るということで、いろいろなアイディアがきちんとまとまって、合意も得られて前に進めたと、やはりこうやって気軽にコミュニケーションができるのはいいな、というところで終わってしまうケースがあるのですが。

実は特にリーダークラス、部長やチームリーダーといった人々が、過去に比べて相当コミュニケーションに使っている時間が増えているというデータがやはりありますし、体感としてもそうだなと思います。

これは決していいことと捉えてはいけないと思います。もちろんコミュニケーションをすごく敷居が低くできることは必要なのですが、だからといってじゃあずっとコミュニケーションをしていればいいかというと、それも違いますよね。

そういうデメリットをきちんと認識した上で、適切なスイートスポット、この辺りが自分たちにとって最も良いというところを見つけることが、重要になってきます。

そうしないと他人の時間を奪う、またほかの人もあなたの時間を奪いますから、みんなで時間を奪い合うと。昔で言えば「会議ばかりやっていて何も進まない会社」みたいになってしまうことがあります。

これは結論から言ってしまえば、コミュニケーションの敷居が低くなること、これは受け入れるべきなのですが、それに対して、コミュニケーションを取るときのルール決めをきちんとしなければいけません。

例えばこういうときはコミュニケーションを取らないで、一旦自分で考えるとか。何も考えずにいきなり人に投げるのではなくて、まずは社内のFAQサイトを検索してこういうことをして、一旦自分で調べてみてそれでも分からなければ聞くとか。

そういうルール決めをすることによって、自分で解決できるはずのものを、他人の時間を使って解決するという悪い状態を抜け出すことができます。

こういうコミュニケーションの敷居が低くなるというのは、それだけで言うとすごく良い印象があるのですが。

続きはPodcastでお聞きください。

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